経費にできるもの・できないもの｜エンジニアの支出の整理

「これは経費になりますか」という質問は、実は答えにくい形をしています。同じ支出でも、事業との関係によって扱いが変わるからです。判断の軸は、金額や品目そのものではなく、その支出が事業を行ううえで必要だと説明できるかにあります。

以下は本稿執筆時点の一般的な考え方です。具体的な金額の要件や制度の詳細は改正されることがあります。最新の内容は国税庁の公式案内で確認してください。

経費として計上するには、その支出が事業に関連していることが前提になります。プライベートと事業の両方に関わる支出であれば、事業に使っている部分だけを計上します。これを家事按分といいます。

大事なのは、按分の根拠を後から説明できる状態にしておくことです。「なんとなく半分」ではなく、面積、使用時間、稼働日数など、説明できる基準で分けます。基準を決めたら、その考え方をメモに残しておいてください。

経費として整理しやすいもの

エンジニアの支出でよく出てくるものです。

• 業務で使うPC、モニター、キーボードなどの機器
• 開発ツール、SaaS、クラウドサービスの利用料
• サーバー、ドメイン、各種APIの利用料
• 技術書、有料の技術記事、オンライン講座
• 勉強会やカンファレンスの参加費、そのための交通費
• 業務に使う回線と携帯の通信費（プライベート分は按分）
• コワーキングスペースやレンタルオフィスの利用料
• 取引先との打ち合わせにかかった費用
• 税理士への報酬、事業用の損害保険料
• 名刺、文具などの事務用品

判断が分かれるもの

次の支出は、事情によって扱いが変わります。安易に全額を入れず、説明できる範囲を考えてください。

• 自宅の家賃と光熱費：作業に使っている部分の按分です。面積や使用時間など、基準を決めて記録します。
• 衣服：業務専用と言えるかが問われる支出です。一般に、日常でも着られるものは認められにくいと説明されています。
• 資格取得や学習の費用：現在の業務と直接関係するかどうかで見方が変わります。
• 一人での飲食：事業との関連を説明しにくい代表例です。
• 健康維持のための支出：事業の遂行に直接必要と言えるかが問われます。

経費にならないもの

• 所得税、住民税
• 国民健康保険料と国民年金保険料（これは経費ではなく、所得控除として扱われます）
• 生活費、家族の食費
• 交通反則金などの罰科金
• 事業と関係のない支出

保険料の扱いは間違えやすい部分です。経費ではありませんが、控除の対象にはなります。計上する場所が違うだけで、税金の計算には反映されます。

高額な機材を買ったときの扱い

一定金額以上の資産は、購入した年に全額を経費にするのではなく、複数年にわたって費用にしていくのが原則です。金額の区切りによって扱いが分かれ、比較的少額のものは購入年に一括で計上できるほか、青色申告をしている場合には一定額未満の資産について特例が用意されています。この特例には年間の上限額と適用期限があります。

高価なPCやワークステーションを買う予定があるなら、購入前に区切りの金額と適用要件を確認しておくと、処理がすっきりします。

この状態になっていたら整理する

• レシートに何の支出か書いていないものが溜まっている
• 家事按分の割合を決めた理由が、自分でも説明できない
• 事業用と生活用の支払いが、同じクレジットカードに混在している
• 電子で受け取った請求書を、保存ルールを決めずに扱っている
• 迷った支出を、判断を保留したまま全額計上している

証憑は残すだけでなく、後から見て内容がわかる状態にしておくことが大切です。打ち合わせの費用なら、誰と何のためだったかをレシートの裏か会計ソフトのメモに書いておく。それだけで、後の説明が楽になります。電子でやり取りした取引データの保存については法令上のルールがあるため、運用方法は国税庁の案内で確認してください。

迷ったときの考え方

線引きに迷ったら、「税務署の担当者に、この支出が事業に必要だった理由を三十秒で説明できるか」を基準にしてみてください。説明できるなら計上する、できないなら見送るか、按分の割合を下げる。この判断を毎回記録に残しておけば、後から一貫した説明ができます。

個別の支出の扱いについては、事業の内容によって結論が変わります。判断に迷うものは、税務署の相談窓口や税理士に確認してください。

本記事は一般的な情報提供であり、個別の税務・法務判断については、税理士・社会保険労務士・弁護士等の専門家にご相談ください。